Las herramientas digitales permiten que tengamos acceso a más información que antes, y todas las interacciones que las personas tienen con un dispositivo se convierten en datos. Así que, se trata de una cantidad abrumadora, porque se obtiene a una velocidad supersónica y sin descanso. ¿Qué tendría que hacerse con toda la información recopilada? Para las empresas, esa tarea se convierte en un proceso complejo, incluso si cuentan con un software que ayude a simplificarlo.
En un estudio realizado por HubSpot, en Colombia, Chile, México y España en 2021, las empresas usaron al menos dos de estas herramientas:
- Para colaboración de equipos (Slack, Microsoft Teams, etc.): 58%
- Para reuniones, webinars y eventos (Zoom, Eventbrite, etc.): 59%
- Para gestionar documentos (Dropbox, Canva, etc.): 45%
El resto, agrega un CRM (36,40 %), herramientas para gestionar presupuestos y gastos (24,60 %), videomarketing (22 %) y marketing automation (16,80 %).
Estas herramientas son de gran ayuda cuando se trata de dar seguimiento a proyectos en donde los equipos colaboran de manera remota. Sin embargo, sobre todo cuando hay un crecimiento en la empresa, esas plataformas pueden ser insuficientes para tener una administración eficiente de la información.
¿Cómo reducir la complejidad en el manejo de datos?
- Aprender a reconocer las necesidades de la empresa: La cuestión radica en que las necesidades nunca son iguales de organización en organización. Por eso, antes de hacer una búsqueda o pedir recomendaciones, es importante identificar para qué se deberían utilizar esas herramientas digitales. Y no solamente debe considerarse las metas, sino las áreas de la empresa que van a utilizarlas, las personas que tendrán contacto con sus funciones en el día a día y de qué manera van a convertir su trabajo en un proceso más sencillo.
- Investigar las opciones que atacan las necesidades: Una vez que se haya elegido una herramienta para trabajar, es momento de buscar recomendaciones, investigar sobre la experiencia que otros han tenido, leer reseñas y resolver dudas. Es necesario conocer a fondo las opciones disponibles y cuales se acomodan mejor a los objetivos de la empresa.
- Solicitar una prueba: Una prueba limitada permite conocer a fondo sus características en casos reales dentro de una compañía y también ayuda a familiarizarse con la interfaz.
- Buscar complementos para una gestión más eficiente: Si una herramienta cuenta con funciones complementarias o que ayudan a integrar otras soluciones que ya existen dentro de la empresa, es importante considerar agregarlas al servicio. Este tipo de soluciones, son muy útiles cuando la complejidad de los datos aumenta. Permiten integrar aplicaciones, organizar datos y automatizar procesos sin que se deban añadir nuevos sistemas.
- Personal siempre capacitado: Esto es muy importante, especialmente porque las necesidades irán cambiando al mismo tiempo que las funciones. Las innovaciones que llegan a la industria precisan sus propios ajustes en las herramientas digitales, y por eso los equipos deben seguirles el paso. También es bueno dejar la puerta abierta a las dudas, para que las personas se sientan en confianza de hacer consultas que se resuelvan gracias a la experiencia de alguien más o una capacitación que consolide sus habilidades.
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